Optimisation des réunions virtuelles: un enjeu de productivité
Les réunions virtuelles constituent une double difficulté pour les gestionnaires en ressources humaines. Non seulement ces rencontres souffrent souvent d’un manque de stimulation et d’engagement, mais elles génèrent également une somnolence accrue, impactant la productivité des participants. Une étude finlandaise menée en 2023 – publiée dans le Journal of Occupational Health Psychology – analysant 382 réunions en présentiel et virtuelles dans deux multinationales, a révélé une augmentation de 28 % des chances de s’endormir lors des réunions virtuelles par rapport à celles en face à face.
Ces rencontres à distance, de par leur nature souvent longue et peu interactive, créent un environnement propice à la somnolence chez les participants. L’analyse des résultats, comprenant des observations, des autoévaluations et l’enregistrement des battements cardiaques, met en lumière le défi auquel sont confrontés les professionnels. Ces réunions, initialement conçues pour transmettre des informations, sont devenues des sources d’ennui, entraînant une baisse de 21 % de la performance cognitive des travailleurs.
Au coin opposé de l’endormissement, on dénote la propension des participants à effectuer plusieurs autres tâches durant la réunion, ce qui résulte en un désengagement tout aussi grand envers la rencontre. 43 % des participants à l’étude se tournaient vers le multitasking lorsqu’ils ne se sentait pas concernés ou interpellés par les discussions en ligne. Ce comportement est augmenté de 30% lorsque les participants constatent ce comportement chez leur gestionnaire.
Trop longues, trop d’invités, peu interactives…
Comment rendre ces réunions plus stimulantes et engageantes?
Plusieurs solutions sont proposées :
- Transmission d’informations cruciales en amont :
- Avant chaque réunion, partager les informations importantes pour permettre une préparation individuelle et favoriser la participation, la prise de décision, les discussions interactives et le brassage d’idées.
- Optimisation des réunions à distance :
- Maintenir des groupes restreints, en s’assurant d’avoir les personnes directement concernées par la rencontre à ce moment-ci du projet, pour une collaboration efficace et une interaction étroite. Limiter la durée des réunions et encourager des pauses régulières durant celle-ci pour éviter les baisses d’attention et de productivité.
- Gestion du multitâche :
- Sensibiliser au risque de multitâche, notamment en présence de présentations peu stimulantes et décourager les comportements multitâches pour améliorer l’engagement et l’efficacité.
- Utilisation des caméras et interactions :
- Encourager tous les participants à maintenir leur caméra allumée pour favoriser l’observation des signaux non verbaux et se maintenir dans une prédisposition à la conversation. Utiliser des émoticônes et autres outils pour réagir en direct, offrant ainsi une rétroaction instantanée.
Avec le temps, quelles stratégies avez-vous décidé d’adopter pour rendre les rencontres à distance plus productives et engageantes?
